💰 SOP Keuangan & Pengelolaan Anggaran

Dokumen ini adalah panduan resmi pengelolaan keuangan Rafanovation. Transparansi dan akuntabilitas keuangan adalah fondasi kepercayaan antar anggota dan legitimasi organisasi di mata institusi.

"Uang yang tidak dicatat adalah uang yang berpotensi menjadi konflik."

I. Prinsip Keuangan Rafanovation

1. Transparansi Penuh: Setiap pemasukan dan pengeluaran wajib dicatat dan dapat diakses oleh seluruh pengurus inti.
2. Tidak Ada Pengeluaran Sepihak: Pengeluaran di atas batas tertentu wajib mendapat persetujuan sebelum dilakukan.
3. Bukti Wajib: Setiap pengeluaran, sekecil apapun, wajib disertai bukti (struk, tangkapan layar, invoice).
4. Audit Berkala: Laporan keuangan diperiksa bersama minimal satu kali per bulan.
5. Pemisahan Dana: Dana organisasi tidak boleh bercampur dengan keuangan pribadi bendahara.

II. Struktur Pengelola Keuangan

III. Sumber Dana

IV. Batas Pengeluaran & Alur Persetujuan

V. Alur Pengajuan Dana

A. Pengajuan Rutin (Operasional)

1. Anggota/Kepala Divisi mengajukan kebutuhan ke Bendahara
   (via form/pesan tertulis — bukan lisan)
2. Bendahara menilai ketersediaan dana & batas persetujuan
3. Jika perlu, Bendahara meminta persetujuan Ketua
4. Dana dicairkan
5. Penerima wajib menyerahkan bukti dalam 1x24 jam
6. Bendahara mencatat di buku kas

B. Pengajuan Dana Besar / Event

1. Kepala Divisi/Panitia membuat RAB (Rincian Anggaran Biaya)
2. RAB diajukan ke Ketua minimal H-14 sebelum kebutuhan
3. Ketua & Pembimbing menyetujui/merevisi RAB
4. Dana dicairkan sesuai RAB yang disetujui
5. Laporan pertanggungjawaban keuangan dibuat H+7 setelah event

VI. Template Rincian Anggaran Biaya (RAB)

RINCIAN ANGGARAN BIAYA
Nama Kegiatan : [Nama Event/Kebutuhan]
Tanggal       : [Tanggal kebutuhan dana]
Pengaju       : [Nama & Divisi]

No | Item               | Qty | Satuan   | Harga/Unit | Total
---|--------------------|----|----------|------------|-------
1  | [Nama item]        | 2  | pcs      | Rp 50.000  | Rp 100.000
2  | [Nama item]        | 1  | bulan    | Rp 200.000 | Rp 200.000
                                    TOTAL KEBUTUHAN: Rp 300.000

Keterangan: [Jelaskan mengapa masing-masing item dibutuhkan]

Disetujui oleh:
Ketua: _________________ Tanggal: _______
Pembimbing: ____________ Tanggal: _______ (jika > Rp500.000)

VII. Pencatatan Kas Harian

Bendahara wajib mencatat setiap transaksi dalam format berikut (bisa di spreadsheet):

Kategori Pengeluaran yang Diakui:

VIII. Laporan Keuangan Bulanan

Bendahara wajib menyajikan laporan keuangan setiap awal bulan (maksimal tanggal 5) kepada Ketua dan seluruh pengurus inti.

Format Laporan Bulanan:

LAPORAN KEUANGAN RAFANOVATION
Periode   : [Bulan Tahun]
Disusun   : [Nama Bendahara]

RINGKASAN:
Saldo Awal     : Rp ___________
Total Pemasukan: Rp ___________
Total Pengeluaran: Rp _________
SALDO AKHIR    : Rp ___________

RINCIAN PEMASUKAN:
[Tabel transaksi masuk]

RINCIAN PENGELUARAN:
[Tabel transaksi keluar per kategori]

CATATAN:
[Hal-hal yang perlu diperhatikan — tagihan jatuh tempo, kebutuhan dana mendatang, dll]

LAMPIRAN:
[Link ke spreadsheet / folder bukti transaksi]

IX. Audit Keuangan Semester

Di akhir setiap semester, dilakukan audit keuangan yang melibatkan:

1. Bendahara: Menyiapkan laporan rekap semester
2. Ketua: Memverifikasi setiap pengeluaran besar
3. Pembimbing: Menandatangani laporan sebagai bentuk validasi formal

Hasil audit disimpan sebagai arsip permanen di Rafanovation Docs dan diserahkan ke Fakultas jika diminta.

X. Serah Terima Keuangan (saat Pergantian Bendahara)

Saat bendahara berganti, wajib dilakukan:

• Menyerahkan saldo kas beserta rincian fisik/digitalnya
• Menyerahkan buku kas beserta semua bukti transaksi
• Menyerahkan akses rekening/dompet digital organisasi (jika ada)
• Sesi penjelasan: tagihan aktif, cicilan, atau komitmen keuangan yang masih berjalan
• Berita Acara Serah Terima Keuangan ditandatangani Ketua & Pembimbing

Work Modern. Solve Real.