💰 SOP Keuangan & Pengelolaan Anggaran

Dokumen ini adalah panduan resmi pengelolaan keuangan Rafanovation. Transparansi dan akuntabilitas keuangan adalah fondasi kepercayaan antar anggota dan legitimasi organisasi di mata institusi.

“Uang yang tidak dicatat adalah uang yang berpotensi menjadi konflik.”

I. Prinsip Keuangan Rafanovation

Transparansi Penuh: Setiap pemasukan dan pengeluaran wajib dicatat dan dapat diakses oleh seluruh pengurus inti.
Tidak Ada Pengeluaran Sepihak: Pengeluaran di atas batas tertentu wajib mendapat persetujuan sebelum dilakukan.
Bukti Wajib: Setiap pengeluaran, sekecil apapun, wajib disertai bukti (struk, tangkapan layar, invoice).
Audit Berkala: Laporan keuangan diperiksa bersama minimal satu kali per bulan.
Pemisahan Dana: Dana organisasi tidak boleh bercampur dengan keuangan pribadi bendahara.

II. Struktur Pengelola Keuangan

Peran	Tanggung Jawab
Bendahara	Pegang kas harian, catat setiap transaksi, buat laporan bulanan
Ketua	Menyetujui pengeluaran di atas Rp100.000, akses baca laporan kapan saja
Pembimbing (Dosen)	Menyetujui pengeluaran di atas Rp500.000 atau dana dari institusi

III. Sumber Dana

Sumber	Keterangan
Iuran Anggota	Iuran rutin bulanan (nominal ditetapkan di awal periode kepengurusan)
Dana Institusi	Hibah atau anggaran dari Fakultas/Prodi (perlu proposal resmi)
Sponsorship	Dana dari mitra/sponsor event eksternal
Pendapatan Proyek	Jika ada proyek berbayar yang dilakukan untuk pihak luar
Donasi Alumni	Sumbangan sukarela dari alumni aktif

IV. Batas Pengeluaran & Alur Persetujuan

Jumlah	Persetujuan Yang Dibutuhkan	Waktu Respons Maks.
< Rp 50.000	Bendahara saja (otomatis)	—
Rp 50.001 – Rp 100.000	Bendahara + notifikasi ke Ketua	Ketua notifikasi dalam 1 hari
Rp 100.001 – Rp 500.000	Bendahara + persetujuan Ketua	Ketua setujui dalam 2 hari
> Rp 500.000	Bendahara + Ketua + Pembimbing	Dibahas dalam rapat, maks. 7 hari
Dana Institusi (berapapun)	Proposal tertulis + tanda tangan Pembimbing	Sesuai prosedur institusi

V. Alur Pengajuan Dana

A. Pengajuan Rutin (Operasional)

1. Anggota/Kepala Divisi mengajukan kebutuhan ke Bendahara
   (via form/pesan tertulis — bukan lisan)
2. Bendahara menilai ketersediaan dana & batas persetujuan
3. Jika perlu, Bendahara meminta persetujuan Ketua
4. Dana dicairkan
5. Penerima wajib menyerahkan bukti dalam 1x24 jam
6. Bendahara mencatat di buku kas

B. Pengajuan Dana Besar / Event

1. Kepala Divisi/Panitia membuat RAB (Rincian Anggaran Biaya)
2. RAB diajukan ke Ketua minimal H-14 sebelum kebutuhan
3. Ketua & Pembimbing menyetujui/merevisi RAB
4. Dana dicairkan sesuai RAB yang disetujui
5. Laporan pertanggungjawaban keuangan dibuat H+7 setelah event

VI. Template Rincian Anggaran Biaya (RAB)

RINCIAN ANGGARAN BIAYA
Nama Kegiatan : [Nama Event/Kebutuhan]
Tanggal       : [Tanggal kebutuhan dana]
Pengaju       : [Nama & Divisi]

No | Item               | Qty | Satuan   | Harga/Unit | Total
---|--------------------|----|----------|------------|-------
1  | [Nama item]        | 2  | pcs      | Rp 50.000  | Rp 100.000
2  | [Nama item]        | 1  | bulan    | Rp 200.000 | Rp 200.000
                                    TOTAL KEBUTUHAN: Rp 300.000

Keterangan: [Jelaskan mengapa masing-masing item dibutuhkan]

Disetujui oleh:
Ketua: _________________ Tanggal: _______
Pembimbing: ____________ Tanggal: _______ (jika > Rp500.000)

VII. Pencatatan Kas Harian

Bendahara wajib mencatat setiap transaksi dalam format berikut (bisa di spreadsheet):

Tanggal	Keterangan	Kategori	Pemasukan	Pengeluaran	Saldo	Bukti
01/05/2025	Iuran bulan Mei (10 anggota)	Iuran	Rp 500.000	—	Rp 500.000	Foto transfer
03/05/2025	Beli kertas & ATK	Operasional	—	Rp 45.000	Rp 455.000	Struk Indomaret
10/05/2025	Perpanjang domain	Hosting	—	Rp 150.000	Rp 305.000	SS invoice

Kategori Pengeluaran yang Diakui:

Kode	Kategori	Contoh
`OPS`	Operasional	ATK, konsumsi rapat
`TECH`	Teknologi	Domain, hosting, tools berbayar
`EVENT`	Event & Kegiatan	Webinar, workshop, publikasi
`MEDIA`	Media & Branding	Cetak desain, merch
`LAIN`	Lain-lain	Hal di luar kategori di atas

VIII. Laporan Keuangan Bulanan

Bendahara wajib menyajikan laporan keuangan setiap awal bulan (maksimal tanggal 5) kepada Ketua dan seluruh pengurus inti.

Format Laporan Bulanan:

LAPORAN KEUANGAN RAFANOVATION
Periode   : [Bulan Tahun]
Disusun   : [Nama Bendahara]

RINGKASAN:
Saldo Awal     : Rp ___________
Total Pemasukan: Rp ___________
Total Pengeluaran: Rp _________
SALDO AKHIR    : Rp ___________

RINCIAN PEMASUKAN:
[Tabel transaksi masuk]

RINCIAN PENGELUARAN:
[Tabel transaksi keluar per kategori]

CATATAN:
[Hal-hal yang perlu diperhatikan — tagihan jatuh tempo, kebutuhan dana mendatang, dll]

LAMPIRAN:
[Link ke spreadsheet / folder bukti transaksi]

IX. Audit Keuangan Semester

Di akhir setiap semester, dilakukan audit keuangan yang melibatkan:

Bendahara: Menyiapkan laporan rekap semester
Ketua: Memverifikasi setiap pengeluaran besar
Pembimbing: Menandatangani laporan sebagai bentuk validasi formal

Hasil audit disimpan sebagai arsip permanen di Rafanovation Docs dan diserahkan ke Fakultas jika diminta.

X. Serah Terima Keuangan (saat Pergantian Bendahara)

Saat bendahara berganti, wajib dilakukan:

[ ] Menyerahkan saldo kas beserta rincian fisik/digitalnya
[ ] Menyerahkan buku kas beserta semua bukti transaksi
[ ] Menyerahkan akses rekening/dompet digital organisasi (jika ada)
[ ] Sesi penjelasan: tagihan aktif, cicilan, atau komitmen keuangan yang masih berjalan
[ ] Berita Acara Serah Terima Keuangan ditandatangani Ketua & Pembimbing

::alert{type=“warning”} Larangan Keras:

Menggunakan dana organisasi untuk kepentingan pribadi dalam bentuk apapun
Meminjam dana kas organisasi meski dengan niat mengembalikan
Melakukan pengeluaran tanpa bukti dan persetujuan yang sesuai
Menyimpan bukti transaksi hanya di perangkat pribadi

Pelanggaran terhadap aturan ini dapat berujung pada tindakan organisasi sesuai Kode Etik Rafanovation. ::

Work Modern. Solve Real.