🔄 SOP Suksesi & Pergantian Pengurus

Dokumen ini adalah panduan resmi pergantian kepemimpinan Rafanovation. Tujuannya satu: memastikan transisi pengurus berjalan mulus tanpa kehilangan momentum, aset, atau visi organisasi — apapun kondisinya.

I. Prinsip Dasar Suksesi

"Organisasi yang kuat bukan yang bergantung pada satu orang hebat, tapi yang sistemnya bisa berjalan dengan siapa pun."

Suksesi bukan sekadar serah terima jabatan. Ini adalah transfer visi, kepercayaan, dan tanggung jawab secara terstruktur. Setiap pengurus yang akan meninggalkan posisinya wajib memastikan penggantinya lebih siap dari dirinya saat pertama kali menjabat.

II. Siklus Masa Jabatan

Pergantian pengurus dilakukan paling lambat di akhir semester genap (sebelum liburan semester) agar pengurus baru memiliki waktu orientasi sebelum semester baru dimulai.

III. Alur Proses Suksesi (4 Fase)

Fase 1 — Identifikasi Kandidat (H-60 hari)

1. Ketua aktif mengidentifikasi minimal 2 kandidat calon ketua dari internal anggota aktif.
2. Kriteria kandidat:
   • Telah aktif di Rafanovation minimal 1 semester penuh.
   • Memiliki pemahaman terhadap minimal 2 proyek aktif.
   • Menunjukkan inisiatif dan kemandirian (bukan tipe "tunggu perintah").
   • Bersedia menyediakan waktu 10-15 jam/minggu untuk keperluan organisasi.
3. Kandidat diberikan masa pengamatan 2 minggu sebelum keputusan final.

Fase 2 — Proses Pemilihan (H-30 hari)

1. Presentasi Visi: Setiap kandidat memaparkan rencana kepemimpinan mereka selama 15 menit di hadapan seluruh anggota aktif.
2. Musyawarah & Voting: Keputusan diambil melalui musyawarah. Jika tidak mufakat, dilakukan voting tertutup (1 anggota aktif = 1 suara).
3. Persetujuan Pembimbing: Hasil pemilihan dilaporkan ke Pembimbing (dosen) untuk mendapat legitimasi formal.
4. Hasilnya dicatat dalam Berita Acara Pemilihan yang ditandatangani Pembimbing.

Fase 3 — Masa Transisi (H-14 hingga H-0)

Ini adalah fase terpenting yang sering dilewatkan organisasi mahasiswa.

Fase 4 — Periode Stabilisasi (30 Hari Pertama Ketua Baru)

• Ketua lama tetap bisa dihubungi sebagai konsultan informal selama 30 hari.
• Ketua baru tidak diwajibkan membuat program baru dalam 30 hari pertama. Fokus pada memahami situasi.
• Di akhir 30 hari, ketua baru mempresentasikan Rencana Kerja 1 Semester ke seluruh anggota.

IV. Checklist Serah Terima Jabatan

🗂️ A. Aset Dokumen

• Menyerahkan akses Rafanovation Docs (docs ini) ke ketua baru
• Menyerahkan file AD/ART versi terbaru
• Menyerahkan semua Berita Acara Rapat dari periode jabatan
• Menyerahkan Laporan Keuangan periode terakhir
• Menyerahkan daftar proyek aktif beserta statusnya (gunakan template di bawah)

🔑 B. Akses Digital

• Email organisasi (rafanovation@...)
• GitHub Organization (transfer ownership)
• Akun Todoist/Trello (transfer admin)
• Akun domain & hosting (rafanovation.cloud)
• Grup WhatsApp/Telegram resmi (transfer admin)
• Akun media sosial organisasi
• Akun Notion/tools kolaborasi lainnya

🤝 C. Kontak & Relasi Eksternal

• Nama & kontak Pembimbing (dosen)
• Kontak pihak Fakultas yang relevan (Dekan, Kaprodi)
• Daftar mitra/partner eksternal yang aktif
• Kontak alumni yang masih terlibat

💻 D. Proyek & Teknis

• Status setiap proyek aktif (GoSkripsi, Reposaintek, MBKMsaintek, dst)
• Lokasi codebase & dokumentasi teknis masing-masing proyek
• Kontak pengembang/maintainer aktif per proyek
• Lisensi dan kepemilikan domain/server

V. Template Ringkasan Status Proyek (untuk Serah Terima)

Nama Proyek    : [Nama]
Status         : [Aktif / Maintenance / Ditangguhkan]
Link Repo      : [URL GitHub]
Link Prod      : [URL Live]
Maintainer     : [Nama anggota yang bertanggung jawab]
Deskripsi      : [1-2 kalimat tentang fungsi proyek]
Pekerjaan Aktif: [Apa yang sedang dikerjakan saat ini]
Hutang Teknis  : [Bug/fitur yang belum selesai dan perlu dilanjutkan]
Dokumentasi    : [Link ke README / docs]

VI. Skenario Darurat (Pengunduran Diri Mendadak)

Jika ketua mengundurkan diri di luar jadwal normal:

1. Wakil Ketua otomatis menjadi Plt. Ketua (Pelaksana Tugas).
2. Plt. Ketua segera menyelesaikan Checklist Serah Terima dalam waktu 7 hari kerja.
3. Proses pemilihan ketua definitif dilaksanakan dalam 30 hari setelah pengunduran diri.
4. Jika Wakil Ketua juga tidak tersedia, Kepala Divisi dengan masa kerja terlama yang mengambil alih sebagai Plt. Ketua.

VII. Kewajiban Ketua yang Mundur

Seorang ketua yang meninggalkan jabatan (baik selesai masa jabatan maupun mundur) belum dianggap selesai tugasnya sebelum:

• Semua item di Checklist Serah Terima sudah dilakukan.
• Telah mendampingi ketua baru selama minimal 7 hari kerja setelah serah terima.
• Telah menulis "Surat untuk Ketua Berikutnya" — dokumen informal berisi hal-hal yang hanya bisa dipelajari dari pengalaman (tidak perlu formal, bisa 1-2 halaman).

Work Modern. Solve Real.